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Datenschutz als Technik

Die KI hat Anna nie kennengelernt. Deine Antwort klingt trotzdem, als würdest du sie kennen.

Viele Tools schicken deine Mail so, wie sie ist, an ein KI-Modell: Namen, Kontonummern, die Diagnose im zweiten Absatz. Nolario ist so gebaut, dass jede Nachricht vorher durch eine Kette von Filtern läuft. Scroll nach unten und sieh zu, wie eine Mail hindurchgeht.

5 von 7 Stufen laufen heute in jedem KI-Pfad. Die beiden anderen laufen in Entwürfen, Vorschlägen und den Hintergrund-Jobs, noch nicht im Chat und in der Einstufung; die Grenzen stehen am Ende der Seite.

Ungefiltert

  1. 1. Struktur
  2. 2. Geheimnisse
  3. 3. Identitäten
  4. 4. Genauigkeit
  5. 5. Sensibles
  6. 6. Zuschnitt
  7. 7. Ausgangskontrolle

Aufgabe: Antwortentwurf

Von
Anna Huber <anna.huber@huber-steuer.at>
Betreff
Abrechnung September
Abrechnung_09_Huber.pdf

Hallo Thomas, anbei die Abrechnung für September. Bitte überweise 4.380,00 € bis 15.10.2026 auf AT61 1904 3002 3457 3201. Wegen meiner Knie-OP bin ich ab 20.10.2026 zwei Wochen nicht erreichbar, ruf mich vorher unter +43 664 1234567 an. Dein Zugangscode fürs Portal: 482913. Liebe Grüße, Anna

Anna Huber · Huber Steuerberatung GmbH · Mariahilfer Straße 12, 1060 Wien · anna.huber@huber-steuer.at
Am 1.10. schrieb Thomas: „Hallo Anna, kannst du mir die Zahlen für September schicken?“
0 Angaben entfernt oder ersetzt100 % vom Original übrig
  1. So würden viele Tools diese Mail an eine KI schicken.

    Mit allem: Absenderin, Kontonummer, Zugangscode, der Grund für ihre Abwesenheit. Scroll weiter, und die Filter nehmen sie Stufe für Stufe auseinander.

  2. Stufe 1 von 7Teilweise aktiv

    Struktur

    Entfernt HTML und Tracking-Pixel, zitierte ältere Mails, die Signatur unter der Grußformel und Rechtshinweise. Anhänge werden zu ihrem Typ, ohne Dateinamen.

    Signatur mit Firma, Adresse und Mail-Adresse und die zitierte Mail fallen weg. Aus dem PDF wird „Anhang: PDF“.

  3. Stufe 2 von 7Aktiv

    Geheimnisse

    Passwörter, Einmalcodes, Login-Links, IBAN, Kartennummern und API-Schlüssel werden zu ihrem Typ. Der Wert kommt nie zurück, die KI braucht ihn nie.

    Der Zugangscode wird [Zugangscode], die IBAN wird [Kontonummer].

  4. Stufe 3 von 7Aktiv

    Identitäten

    Namen, Mail-Adressen, Telefonnummern und Firmen werden zu einem Platzhalter mit Rolle, in einer Anfrage immer demselben.

    Anna wird [Person A · deine Steuerberaterin · ihr duzt euch], Thomas wird [du], auch ihre Nummer und Mail-Adresse werden zu Platzhaltern.

  5. Stufe 4 von 7Aktiv

    Genauigkeit

    Genaue Beträge und vollständige Daten werden zu einer Größenordnung oder einem relativen Tag, so grob, wie die Aufgabe es erlaubt.

    4.380,00 € wird „ca. 4.400 €“, 15.10.2026 wird „Donnerstag, in 8 Tagen“, 20.10.2026 wird „Dienstag, in 13 Tagen“.

  6. Stufe 5 von 7Aktiv

    Sensibles

    Gesundheit, Glaube, Politik, private Schulden und Rechtsstreit werden neutral umschrieben, nach einer festen Begriffsliste.

    Aus der Knie-OP wird [gesundheitlicher Grund].

  7. Stufe 6 von 7Teilweise aktiv

    Zuschnitt

    Jede Aufgabe bekommt nur so viel von der Nachricht, wie sie braucht. Zum Einstufen gehen die ersten zwei Sätze raus, für einen Entwurf die ganze bereinigte Nachricht.

    Für den Entwurf bleibt die bereinigte Nachricht ganz. Zum Einstufen gingen nur die ersten zwei Sätze raus.

  8. Stufe 7 von 7Aktiv

    Ausgangskontrolle

    Ein letzter, unabhängiger Scan auf Mail-Adressen, Konto- und Kartennummern und Telefonnummern, bevor etwas rausgeht. Was die Stufen übersehen haben, wird maskiert. Jede Anfrage an einen KI-Anbieter läuft durch diese eine Kontrolle; schlägt ein Filter fehl, geht nichts raus.

    Der Scan findet nichts mehr. Erst jetzt geht der Text an das Modell.

Was rausging und was zurückkam

Das Modell schreibt die Antwort mit Platzhaltern. Unser Server setzt echte Namen, Beträge und Daten wieder ein. Geheimnisse bleiben für immer draußen.

01Das ging an die KI

Anhang: PDF

Hallo [du], anbei die Abrechnung für September. Bitte überweise [Betrag A · ca. 4.400 €] bis [Datum A · Donnerstag, in 8 Tagen] auf [Kontonummer]. Wegen meiner [gesundheitlicher Grund] bin ich ab [Datum B · Dienstag, in 13 Tagen] zwei Wochen nicht erreichbar, ruf mich vorher unter [Telefonnummer von Person A] an. Dein Zugangscode fürs Portal: [Zugangscode]. Liebe Grüße, [Person A · deine Steuerberaterin · ihr duzt euch]

02Die Antwort der KI

Hallo [Person A], danke für die Abrechnung! Ich überweise [Betrag A] bis [Datum A] und rufe dich vor deiner Pause noch an. Gute Besserung und liebe Grüße

03Dein fertiger Entwurf

Hallo Anna, danke für die Abrechnung! Ich überweise 4.380,00 € bis 15.10.2026 und rufe dich vor deiner Pause noch an. Gute Besserung und liebe Grüße

Dazu zwei Aufgaben, ohne dass Name, IBAN oder Diagnose bei der KI waren

  • 4.380 € an Anna überweisen, bis 15.10.
  • Anna anrufen, vor dem 20.10.

Die KI hat Anna nie kennengelernt. Deine Antwort trotzdem.

Drei Regeln hinter der Kette

01

Ersetzen statt schwärzen

Ein geschwärzter Name macht die KI blind. Ein Platzhalter mit Rolle macht sie anonym und trotzdem klug: Sie weiß, dass Anna deine Steuerberaterin ist, nicht wer sie ist.

02

Echte Werte erst auf dem Rückweg

Namen, Beträge und Daten kommen auf unserem Server zurück in die Antwort. Codes und Kontonummern nie, und ein Entwurf wird auf erfundene Kontaktdaten geprüft.

03

Nur, was die Aufgabe braucht

Zum Sortieren deines Posteingangs braucht es viel weniger als für eine Antwort. Jede Aufgabe bekommt ihren eigenen, kleinsten Ausschnitt.

Was heute gilt

Wir markieren eine Stufe lieber als „teilweise aktiv“ und nennen die Lücken, als mehr zu versprechen, als der Code tut.

  • Jede Anfrage an einen KI-Anbieter verlässt den Server durch eine einzige Tür, die sie noch einmal prüft. Schlägt ein Filter fehl, geht die Anfrage nicht raus.
  • Gmail, Outlook und Slack verbinden sich per OAuth, diese Passwörter sehen wir nie. Die Zugangsschlüssel aller verbundenen Konten und ein IMAP-Passwort speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM); nur Gmails Zugriffs-Token, eine Stunde gültig, bleibt in deinem Browser lesbar.
  • Was wir speichern, hat ein Ablaufdatum: KI-Hintergrundaufträge 7 Tage, zwischengespeicherte Zusammenfassungen 30 Tage, gespeicherte Entwürfe 180 Tage mit höchstens 200 Zeichen der Originalmail. Ein täglicher Job löscht sie.
  • In den Einstellungen lädst du alles, was dein Konto enthält, als eine Datei herunter oder löschst alles, mit oder ohne Konto. Beim Löschen entziehen wir Nolario auch den Zugriff bei Google, Slack und HubSpot.
  • Deine Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt.
  • Nolario trainiert kein KI-Modell mit deinen Daten. Jeder Anbieter, der Daten erhält, steht mit Ort und Speicherdauer in der Datenschutzerklärung.

Was die Kette noch nicht abdeckt

  • Struktur und Zuschnitt laufen in den Hintergrund-Jobs, in Entwürfen, Vorschlägen und der mobilen Zusammenfassung, noch nicht im Chat und in der Einstufung.
  • Sprache: Was du dem Sprachassistenten sagst, geht als Audio ungefiltert an das Sprachmodell.
  • Bilder, die du im KI-Chat anhängst, gehen unverändert raus; was du dort tippst, wird wie Mail-Inhalte gefiltert.
  • Der Suchindex deiner Knowledge Base behält Namen, damit du Personen nach Bedeutung findest.
  • Die Kette arbeitet mit Mustern und Wortlisten, nicht mit einem Sprachmodell, und übersieht deshalb manches: Spitznamen, Firmennamen ohne Rechtsform, Ausweisnummern ohne Stichwort.
  • KI-Anbieter dürfen API-Daten bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle aufbewahren. Zero Retention und europäische Endpunkte gibt es noch nicht.
  • Unsere Datenbank, unsere Server und unsere wichtigsten KI-Anbieter stehen in den USA.
  • Push-Hinweise auf dem iPhone zeigen Absender und Betreff einer Mail, ungefiltert.
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